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La llegada de VeriFactu está obligando a empresas y profesionales a revisar cómo generan, registran, corrigen y conservan sus facturas. No se trata únicamente de añadir un código QR a los documentos, sino de garantizar que el sistema de facturación utilizado cumple unos requisitos concretos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Para las empresas que trabajan con Microsoft Dynamics 365 Business Central, la adaptación puede abordarse de una forma ordenada. El ERP permite conectar la facturación con la contabilidad, los impuestos, los clientes, los cobros y el resto de los procesos empresariales. De este modo, el cumplimiento normativo puede integrarse dentro de la gestión habitual, sin recurrir a aplicaciones independientes ni duplicar información.
Sin embargo, utilizar Business Central no significa estar automáticamente preparado para VeriFactu. Será necesario comprobar la versión instalada, la localización española, las extensiones disponibles, las personalizaciones y todos los sistemas desde los que se emiten facturas.
En este artículo explicamos qué es VeriFactu, cómo afecta a Business Central y qué pasos debe seguir una empresa para adaptarse sin complicaciones.
VeriFactu es el sistema que regula cómo deben funcionar los programas de facturación para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados al emitir una factura.
Su objetivo es evitar que las facturas puedan modificarse o eliminarse sin dejar rastro. Para ello, los sistemas de facturación deben cumplir requisitos como:
Es importante no confundir la factura con el registro de facturación: la factura es el documento que recibe el cliente, mientras que el registro es la información técnica que genera el software para cumplir con la normativa.
Tras la ampliación de los plazos, las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación antes de:
Aunque aún existe margen, conviene comenzar la adaptación cuanto antes, especialmente si el ERP cuenta con desarrollos personalizados o integraciones con otras aplicaciones.
Con carácter general, la normativa afecta a empresas y profesionales que utilizan programas informáticos para emitir facturas.
No obstante, existen determinadas exclusiones, como los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) para las operaciones incluidas en este sistema.
Antes de iniciar la adaptación en Business Central, es recomendable confirmar la situación fiscal de la empresa y revisar qué procesos y sistemas de facturación estarán realmente afectados.
Uno de los errores más habituales consiste en confundir VeriFactu con la factura electrónica. Ambas iniciativas están relacionadas con la digitalización de la facturación, pero regulan cuestiones diferentes.
VeriFactu se centra en el funcionamiento del software que genera las facturas. Su finalidad es garantizar la integridad y trazabilidad de los registros. La factura electrónica, por su parte, regula la generación, envío y recepción de facturas mediante formatos electrónicos estructurados que puedan procesarse automáticamente.
Por tanto, una empresa puede tener que adaptar Business Central a VeriFactu y, al mismo tiempo, preparar sus procesos para emitir y recibir facturas electrónicas. Ambos proyectos deberían abordarse de manera coordinada, pero uno no sustituye al otro.
Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución de gestión empresarial que integra áreas como contabilidad, ventas, compras, inventario, tesorería, proyectos y servicios.
Esta integración resulta especialmente útil ante VeriFactu. Una factura no es un elemento aislado, sino el resultado de un proceso que puede comenzar con un presupuesto, continuar con un pedido y un albarán, y terminar con un asiento contable y un vencimiento de cobro.
Con Business Central, todos estos elementos pueden permanecer relacionados. Esto facilita la trazabilidad y evita tener que trasladar manualmente la información entre diferentes aplicaciones.
Microsoft ha incorporado soporte para VeriFactu dentro de la localización española de Business Central. Actualmente, existe una configuración basada en un conector externo y también está prevista la disponibilidad general de un modo VeriFactu integrado durante 2026. La funcionalidad concreta debe comprobarse según la versión y el entorno utilizado por cada empresa.
El funcionamiento puede variar según la versión y la solución implantada, pero el proceso general será similar.
El usuario registra la factura siguiendo el circuito habitual de Business Central.
El documento puede proceder de un pedido, un albarán, una cuota periódica, un proyecto o una integración con otra plataforma.
Cuando se registra la factura, el sistema genera la información requerida por VeriFactu.
El registro incluye los datos necesarios para identificar la operación y garantizar su trazabilidad, pero no tiene por qué contener toda la información comercial que aparece en la factura.
Los registros se relacionan mediante una huella digital o hash. Cada nuevo registro incorpora información vinculada al anterior.
Este mecanismo permite detectar si un registro previo ha sido modificado y evita que las operaciones puedan alterarse de forma silenciosa.
Cuando se utiliza la modalidad VeriFactu, los registros se remiten a la Agencia Tributaria.
El sistema deberá controlar el estado de cada comunicación:
El equipo administrativo debe poder consultar estos estados para detectar y resolver posibles errores.
Las facturas deberán incorporar un código QR generado conforme a las especificaciones establecidas.
Por tanto, será necesario adaptar los informes de factura utilizados en Business Central, incluidos los documentos PDF, las facturas impresas y las plantillas personalizadas.
La normativa permite dos modalidades principales de cumplimiento.
En esta modalidad, los registros se remiten a la Agencia Tributaria.
Sus principales características son:
En este modelo, los registros se conservan dentro del propio sistema y no se envían de manera continuada.
La empresa debe cumplir requisitos adicionales, como la firma electrónica de los registros y el mantenimiento de un registro de eventos. También tendrá que ser capaz de exportar la información si la Administración la solicita.
La elección no debería basarse únicamente en el coste. Será necesario valorar el volumen de facturación, la infraestructura, la conectividad, la política de protección de datos y los procedimientos internos.
Antes de activar VeriFactu, conviene realizar una auditoría del entorno.
Datos fiscales
La razón social, el NIF, la dirección y el régimen fiscal de cada empresa deben estar correctamente configurados.
También deben revisarse los datos de los clientes, especialmente los identificadores fiscales, el país y la configuración del IVA.
Series de facturación
Las series de facturas y abonos deben ser coherentes, consecutivas y estar correctamente asignadas.
Es importante comprobar que no existen duplicidades y que las integraciones externas no generan numeraciones al margen del ERP.
Configuración del IVA
Deben revisarse los grupos contables utilizados para operaciones nacionales, intracomunitarias, exportaciones, exenciones, inversión del sujeto pasivo y regímenes especiales.
Un error de configuración puede provocar que el registro enviado no refleje correctamente la naturaleza fiscal de la operación.
Plantillas de factura
Los diseños deberán adaptarse para incluir el QR y, cuando corresponda, la referencia a VeriFactu.
Esto afecta tanto a las plantillas estándar como a los informes personalizados desarrollados para la empresa.
Personalizaciones e integraciones
También deben analizarse las conexiones con tiendas online, sistemas de almacén, terminales de venta, aplicaciones sectoriales y plataformas de suscripción.
Todas las facturas deben quedar dentro de un circuito controlado. Importar posteriormente un resumen contable desde una aplicación externa no garantiza el cumplimiento.
Permisos de usuario
No todos los usuarios deberían poder modificar configuraciones, reenviar registros o corregir incidencias.
Es recomendable separar los permisos para emitir facturas, consultar comunicaciones, gestionar errores y administrar certificados.
Analizar el circuito de facturación
El primer paso es identificar cómo se generan actualmente las facturas.
La empresa debe conocer:
El resultado debe ser un mapa completo del proceso.
Revisar la versión de Business Central
Es necesario comprobar si se utiliza Business Central online u on-premise, la versión instalada, su ciclo de soporte y la disponibilidad de la funcionalidad VeriFactu.
En determinados entornos puede ser necesario actualizar el ERP antes de desplegar la solución.
Elegir el modelo de cumplimiento
La empresa debe decidir si trabajará con la modalidad VeriFactu o no VeriFactu y qué solución tecnológica utilizará.
También debe definirse quién gestionará los certificados, supervisará los envíos y resolverá los errores.
Configurar un entorno de pruebas
La solución no debería activarse directamente en producción. Conviene probar diferentes escenarios:
La Agencia Tributaria permite realizar pruebas durante el periodo previo a la obligatoriedad.
Formar a los usuarios
Los usuarios deben saber cuándo se genera el registro, cómo consultar su estado y qué hacer si una operación es rechazada. También deben conocer el procedimiento correcto para rectificar una factura.
Con VeriFactu, una factura registrada no puede modificarse como si nunca hubiera existido. Los errores deberán corregirse mediante abonos, facturas rectificativas o registros de anulación.
Supervisar la puesta en marcha
Durante las primeras semanas conviene controlar:
Este seguimiento permitirá detectar problemas antes de que se acumulen.
La integración de VeriFactu con Business Central cobra especial importancia en empresas con un volumen elevado de facturación, procesos recurrentes o diferentes canales de venta. Estos son algunos de los escenarios más habituales.
Empresas de distribución
Las empresas de distribución suelen gestionar un elevado número de pedidos, albaranes y facturas cada día. En estos entornos, realizar comprobaciones manuales puede consumir mucho tiempo y aumentar el riesgo de errores.
Con Business Central, las facturas pueden generarse a partir de los pedidos y albaranes registrados en el ERP, manteniendo la relación entre todos los documentos. Al incorporar VeriFactu al proceso, se generan los registros correspondientes y se puede realizar un seguimiento de su estado para detectar posibles incidencias.
De esta forma, la empresa puede centralizar la facturación, reducir tareas manuales y mantener una mayor trazabilidad desde el pedido inicial hasta el registro de la factura.
Empresas de servicios con facturación recurrente
Las empresas que trabajan con contratos, cuotas periódicas, mantenimientos o servicios recurrentes necesitan gestionar grandes cantidades de facturas que se repiten cada mes, trimestre o año.
Business Central permite organizar estos procesos y relacionar las facturas con los clientes, contratos y vencimientos correspondientes. Con la adaptación a VeriFactu, los documentos generados pueden incorporarse al circuito de cumplimiento sin necesidad de crear procesos administrativos paralelos.
Además, cualquier cambio en una cuota, baja de un servicio o rectificación puede quedar correctamente documentado, facilitando el seguimiento de cada operación y mejorando el control sobre la facturación recurrente.
Empresas con comercio electrónico
En las empresas que venden a través de una tienda online, uno de los principales retos es mantener conectados los pedidos recibidos en la plataforma de comercio electrónico con la gestión administrativa y contable.
Cuando Business Central es el sistema encargado de generar las facturas, los pedidos pueden integrarse en el ERP para continuar desde allí el proceso de facturación y generar los registros correspondientes a VeriFactu.
Esta integración permite evitar duplicidades, reducir la introducción manual de información y mantener un mayor control sobre las operaciones. Además, resulta fundamental definir claramente qué sistema es responsable de emitir la factura para evitar que diferentes aplicaciones generen documentos de forma independiente y dificulten su trazabilidad.
VeriFactu supone un cambio relevante en la forma de gestionar la facturación, pero no tiene por qué traducirse en más trabajo administrativo.
Business Central ofrece una base adecuada para integrar el cumplimiento dentro de los procesos habituales de la empresa. Las facturas pueden seguir conectadas con los clientes, la contabilidad, el IVA, los cobros, el inventario y los proyectos, mientras el sistema genera y controla los registros exigidos.
La clave está en no considerar VeriFactu como una simple actualización técnica.
Una adaptación eficaz requiere analizar la situación fiscal, revisar la versión del ERP, identificar todos los puntos desde los que se factura, comprobar los desarrollos personalizados y formar a los usuarios.
También será necesario probar los escenarios menos habituales. Una factura estándar puede funcionar correctamente, mientras que un abono parcial, una operación exenta o una integración externa pueden presentar incidencias.
Comenzar con antelación permitirá tomar decisiones con calma, corregir errores y llegar a 2027 con los procesos preparados.
Con una planificación adecuada y el apoyo de un partner especializado, la adaptación de VeriFactu en Business Central puede convertirse en una oportunidad para automatizar tareas, mejorar la calidad de los datos y reforzar el control de todo el proceso de facturación.
