Compartir:
L’arribada de VeriFactu està obligant empreses i professionals a revisar com generen, registren, corregeixen i conserven les factures. Només es tracta d’afegir un codi QR als documents, sinó de garantir que el sistema de facturació utilitzat compleix uns requisits concrets d’integritat, traçabilitat i inalterabilitat.
Per a les empreses que treballen amb Microsoft Dynamics 365 Business Central, l’adaptació es pot abordar de manera ordenada. L’ERP permet connectar la facturació amb la comptabilitat, els impostos, els clients, els cobraments i la resta de processos empresarials. D’aquesta manera, el compliment normatiu es pot integrar dins de la gestió habitual, sense recórrer a aplicacions independents ni duplicar informació.
No obstant això, utilitzar Business Central no vol dir estar automàticament preparat per a VeriFactu. Cal comprovar la versió instal·lada, la localització espanyola, les extensions disponibles, les personalitzacions i tots els sistemes des dels quals s’emeten factures.
En aquest article expliquem què és VeriFactu, com afecta Business Central i quins passos ha de seguir una empresa per adaptar-se sense complicacions.
VeriFactu és el sistema que regula com han de funcionar els programes de facturació per garantir la integritat, la traçabilitat i la inalterabilitat dels registres generats en emetre una factura.
El seu objectiu és evitar que les factures es puguin modificar o eliminar sense deixar rastre. Per això, els sistemes de facturació han de complir requisits com:
És important no confondre la factura amb el registre de facturació: la factura és el document que rep el client, mentre que el registre és la informació tècnica que genera el programari per complir la normativa.
Després de l’ampliació dels terminis, les empreses han d’adaptar els sistemes de facturació abans de:
Tot i que encara hi ha marge, convé començar l’adaptació com més aviat millor, especialment si l’ERP compta amb desenvolupaments personalitzats o integracions amb altres aplicacions.
Amb caràcter general, la normativa afecta empreses i professionals que utilitzen programes informàtics per emetre factures.
No obstant això, hi ha determinades exclusions, com els contribuents acollits al Subministrament Immediat d’Informació (SII) per a les operacions incloses en aquest sistema.
Abans d’iniciar l’adaptació a Business Central, és recomanable confirmar la situació fiscal de l’empresa i revisar quins processos i sistemes de facturació estaran realment afectats.
Un dels errors més habituals consisteix a confondre VeriFactu amb la factura electrònica. Totes dues iniciatives estan relacionades amb la digitalització de la facturació, però regulen qüestions diferents.
VeriFactu se centra en el funcionament del programari que genera les factures. La seva finalitat és garantir la integritat i la traçabilitat dels registres. La factura electrònica, per la seva banda, regula la generació, l’enviament i la recepció de factures mitjançant formats electrònics estructurats que es puguin processar automàticament.
Per tant, una empresa pot haver d’adaptar Business Central a VeriFactu i alhora preparar els seus processos per emetre i rebre factures electròniques. Ambdós projectes haurien d’abordar-se de manera coordinada, però un no substitueix l’altre.
Microsoft Dynamics 365 Business Central és una solució de gestió empresarial que integra àrees com a comptabilitat, vendes, compres, inventari, tresoreria, projectes i serveis.
Aquesta integració resulta especialment útil davant de VeriFactu. Una factura no és un element aïllat, sinó el resultat d’un procés que pot començar amb un pressupost, continuar amb una comanda i un albarà i acabar amb un seient comptable i un venciment de cobrament.
Amb Business Central, tots aquests elements poden romandre relacionats. Això facilita la traçabilitat i evita haver de traslladar manualment la informació entre diferents aplicacions.
Microsoft ha incorporat suport per a VeriFactu dins de la localització espanyola de Business Central. Actualment, hi ha una configuració basada en un connector extern i també està prevista la disponibilitat general d’una manera VeriFactu integrada durant el 2026. La funcionalitat concreta s’ha de comprovar segons la versió i l’entorn utilitzat per cada empresa.
El funcionament pot variar segons la versió i la solució implantada, però el procés general serà semblant.
L’usuari registra la factura seguint el circuit habitual de Business Central.
El document pot fer una comanda, un albarà, una quota periòdica, un projecte o una integració amb una altra plataforma.
Quan es registra la factura, el sistema genera la informació requerida per VeriFactu.
El registre inclou les dades necessàries per identificar l’operació i garantir-ne la traçabilitat, però no ha de contenir tota la informació comercial que apareix a la factura.
Els registres es relacionen mitjançant una empremta digital o hash. Cada registre nou incorpora informació vinculada a l’anterior.
Aquest mecanisme permet detectar si un registre previ ha estat modificat i evita que les operacions es puguin alterar de manera silenciosa.
Quan utilitzeu la modalitat VeriFactu, els registres es remeten a l’Agència Tributària.
El sistema ha de controlar l’estat de cada comunicació:
L’equip administratiu ha de poder consultar aquests estats per detectar i resoldre possibles errades.
Les factures han d’incorporar un codi QR generat d’acord amb les especificacions establertes.
Per tant, caldrà adaptar els informes de factura utilitzats a Business Central, inclosos els documents PDF, les factures impreses i les plantilles personalitzades.
La normativa permet dues modalitats principals de compliment.
En aquesta modalitat, els registres es remeten a l’Agència Tributària.
Les seves característiques principals són:
En aquest model, els registres es conserven dins del sistema mateix i no s’envien de manera continuada.
Lempresa ha de complir requisits addicionals, com la signatura electrònica dels registres i el manteniment dun registre desdeveniments. També haurà de ser capaç d’exportar la informació si l’Administració la sol·licita.
L’elecció no s’hauria de basar únicament en el cost. Cal valorar el volum de facturació, la infraestructura, la connectivitat, la política de protecció de dades i els procediments interns.
Abans d’activar VeriFactu, cal fer una auditoria de l’entorn.
Dades fiscals
La raó social, el NIF, la direcció i el règim fiscal de cada empresa han d’estar configurats correctament.
També cal revisar les dades dels clients, especialment els identificadors fiscals, el país i la configuració de l’IVA.
Series de facturació
Les sèries de factures i abonaments han de ser coherents, consecutives i estar correctament assignades.
És important comprovar que no hi ha duplicitats i que les integracions externes no generen numeracions al marge de l’ERP.
Configuració de l’IVA
S’han de revisar els grups comptables utilitzats per a operacions nacionals, intracomunitàries, exportacions, exempcions, inversió del subjecte passiu i règims especials.
Un error de configuració pot provocar que el registre enviat no reflecteixi correctament la naturalesa fiscal de loperació.
Plantilles de factura
Els dissenys s’han d’adaptar per incloure el QR i, quan pertoqui, la referència a VeriFactu.
Això afecta tant les plantilles estàndard com els informes personalitzats desenvolupats per a l’empresa.
Personalitzacions i integracions
També cal analitzar les connexions amb botigues en línia, sistemes de magatzem, terminals de venda, aplicacions sectorials i plataformes de subscripció.
Totes les factures han de quedar dins un circuit controlat. Importar posteriorment un resum comptable des d’una aplicació externa no en garanteix el compliment.
Permisos d’usuari
No tots els usuaris haurien de poder modificar configuracions, tornar a enviar registres o corregir incidències.
És recomanable separar els permisos per emetre factures, consultar comunicacions, gestionar errors i administrar certificats.
Analitzar el circuit de facturació
El primer pas és identificar com es generen actualment les factures.
L’empresa ha de conèixer:
El resultat ha de ser un mapa complet del procés.
Revisar la versió de Business Central
Cal comprovar si s’utilitza Business Central online o on-premise, la versió instal·lada, el cicle de suport i la disponibilitat de la funcionalitat VeriFactu.
En determinats entorns pot ser necessari actualitzar l’ERP abans de desplegar-ne la solució.
Triar el model de compliment
L’empresa ha de decidir si treballarà amb la modalitat VeriFactu o no VeriFactu i quina solució tecnològica utilitzarà.
També cal definir qui gestionarà els certificats, supervisarà els enviaments i resoldrà els errors.
Configurar un entorn de proves
La solució no s’hauria d’activar directament en producció. Convé provar diferents escenaris:
L’Agència Tributària permet fer proves durant el període previ a l’obligatorietat.
Formar els usuaris
Els usuaris han de saber quan es genera el registre, com consultar-ne l’estat i què fer si una operació és rebutjada. També heu de conèixer el procediment correcte per rectificar una factura.
Amb VeriFactu, una factura registrada no es pot modificar com si mai no hagués existit. Els errors s’han de corregir mitjançant abonaments, factures rectificatives o registres d’anul·lació.
Supervisar la posada en marxa
Durant les primeres setmanes convé controlar:
Aquest seguiment permetrà detectar problemes abans que s’acumulin.
La integració de VeriFactu amb Business Central té una importància especial en empreses amb un volum elevat de facturació, processos recurrents o diferents canals de venda. Aquests són alguns dels escenaris més habituals.
Empreses de distribució
Les empreses de distribució solen gestionar un elevat nombre de comandes, albarans i factures cada dia. En aquests entorns, fer comprovacions manuals pot consumir molt de temps i augmentar el risc d’errors.
Amb Business Central, les factures es poden generar a partir de les comandes i albarans registrats a l’ERP, mantenint la relació entre tots els documents. En incorporar VeriFactu al procés, es generen els registres corresponents i es pot fer un seguiment del seu estat per detectar possibles incidències.
D’aquesta manera, l’empresa pot centralitzar la facturació, reduir tasques manuals i mantenir més traçabilitat des de la comanda inicial fins al registre de la factura.
Empreses de serveis amb facturació recurrent
Les empreses que treballen amb contractes, quotes periòdiques, manteniments o serveis recurrents necessiten gestionar grans quantitats de factures que es repeteixen cada mes, trimestre o any.
Business Central permet organitzar aquests processos i relacionar les factures amb els clients, contractes i venciments corresponents. Amb l’adaptació a VeriFactu, els documents generats es poden incorporar al circuit de compliment sense necessitat de crear processos administratius paral·lels.
A més, qualsevol canvi en una quota, baixa d’un servei o rectificació pot quedar documentat correctament, facilitant el seguiment de cada operació i millorant el control sobre la facturació recurrent.
Empreses amb comerç electrònic
A les empreses que venen a través d’una botiga en línia, un dels principals reptes és mantenir connectades les comandes rebudes a la plataforma de comerç electrònic amb la gestió administrativa i comptable.
Quan Business Central és el sistema encarregat de generar les factures, les comandes es poden integrar a l’ERP per continuar des d’allà el procés de facturació i generar els registres corresponents a VeriFactu.
Aquesta integració permet evitar duplicitats, reduir la introducció manual d’informació i mantenir més control sobre les operacions. A més, és fonamental definir clarament quin sistema és responsable d’emetre la factura per evitar que diferents aplicacions generin documents de forma independent i en dificultin la traçabilitat.
VeriFactu suposa un canvi rellevant en la forma de gestionar la facturació, però no ha de traduir-se en més treball administratiu.
Business Central ofereix una base adequada per integrar el compliment dins dels processos habituals de lempresa. Les factures poden continuar connectades amb els clients, la comptabilitat, l’IVA, els cobraments, l’inventari i els projectes, mentre el sistema genera i controla els registres exigits.
La clau és no considerar VeriFactu com una simple actualització tècnica.
Una adaptació eficaç requereix analitzar la situació fiscal, revisar la versió de l’ERP, identificar tots els punts des dels quals es factura, comprovar els desenvolupaments personalitzats i formar els usuaris.
També caldrà provar els escenaris menys habituals. Una factura estàndard pot funcionar correctament, mentre que un abonament parcial, una operació exempta o una integració externa poden presentar incidències.
Començar amb antelació permetrà prendre decisions amb calma, corregir errors i arribar al 2027 amb els processos preparats.
Amb una planificació adequada i el suport d’un partner especialitzat, l’adaptació de VeriFactu a Business Central es pot convertir en una oportunitat per automatitzar tasques, millorar la qualitat de les dades i reforçar el control de tot el procés de facturació.
